Rekruttering og onboarding
Hjælpeværktøjer til et veltilrettelagt og professionelt rekrutteringsforløb samt onbording.
Jammerbugt Kommune ønsker at gøre forskellen og være en attraktiv kommune, hvor borgerne kan leve det gode liv.
Som ledere og medarbejdere i kommunen bakker vi alle op om borgernes liv ved at tilbyde god service af høj kvalitet. Det skal vi blive ved med.
For at levere god service både nu og fremadrettet, har vi brug for at rekruttere og fastholde velkvalificerede ledere og medarbejdere. Med et veltilrettelagt og professionelt rekrutteringsforløb kommer vi godt fra start.
Allerede i stillingsopslaget får nysgerrige kandidater et indtryk af jobbet, arbejdspladsen og kommunen som arbejdsgiver. Indtrykket udvides ved en samtale og forstærkes gennem erfaringerne fra det samlede forløb.
De fleste ansøgere får ikke tilbudt jobbet, men det er vigtigt, at også de oplever Jammerbugt Kommune som en professionel og attraktiv arbejdsplads. Mødet med kommunen skal være så positivt, at dygtige kandidater får lyst til at søge job hos os igen på et senere tidspunkt.
God rekruttering er et prioriteret indsatsområde. Derfor tilbyder HR konsulentbistand til lederrekrutteringer. Parallelt bliver der udviklet en række værktøjer og skabeloner til hjælp og inspiration ved alle rekrutteringer. Endelig vil I opleve, at der rustes op på hjemmesiden og i brandingen af kommunen som arbejdsplads.
God rekruttering tager tid, men er umagen værd!
Jammerbugt Kommune har udarbejdet en kompetenceplan for ansættelse og afsked.
Af kompetenceplanen fremgår endvidere, hvordan et ansættelsesudvalg skal være sammensat m.v.
En kandidat, der ønsker at gøre brug af muligheden for fortrinsret, skal ”påberåbe” sig retten, når jobbet søges. Hvis ansøgeren selv påberåber sig retten, sker det ganske enkelt med en ”klik-af” funktion i Signaturløsningen. Herefter er oplysningen tilgængelig for ansættelsesudvalget.
Det sker, at ansøgere fejlagtigt har fået "klikket-af" at feltet vedr. fortrinsret. Så hvis der ikke er noget i ansøgningen der indikerer at ansøger har et handicap, kan du med fordel kontakte ansøger. Du kan evt. sende en mail - forslag til tekst.
Kære XX,
Tak for din ansøgning til stillingen som XX
Ansættelsesudvalget har igangsat behandlingen af de indkomne ansøgninger, og kan se, at du påberåber dig fortrinsret som ansøger med funktionsnedsættelse.
Da der ikke nogen indikation af dette i din ansøgning, tillader jeg mig at spørge om det er korrekt eller en eventuel er en fejl?
Jeg ser frem til at høre fra dig – på forhånd tak.
Jobcentret kan også henvende sig på vegne af en kandidat og påberåbe dennes ret til fortrinsret.
Når en en kandidat har påberåbt sig retten til fortrinsret, er arbejdsgiveren forpligtet til at indkalde kandidaten til en samtale, hvis han/hun opfylder jobbets formelle kvalifikationer (f.eks. uddannelseskrav). Er kandidaten derudover, ud fra en samlet vurdering, lige så kompetent som de øvrige kandidater, skal han/hun tilbydes jobbet, medmindre en intern ansøger i stedet ansættes i jobbet.
Hvis en kandidat med fortrinsret efter samtalen ikke tilbydes jobbet, er det vigtigt, at arbejdsgiveren giver jobcentret både en skriftlig begrundelse for afslaget og indgår i en forhandling med jobcentret om kandidatens mulighed for alligevel at få tilbudt jobbet.
Hvis ansøgeren søger fortrinsret i en stilling i jobcentret i bopælskommunen, skal jobcentret i nabokommunen behandle ansøgningen. STAR har en liste over, hvilke jobcentre, der skal kontaktes, når det er tilfældet. Den findes her: https://star.dk/indsatser-og-ordninger/handicapomraadet/fortrinsadgang/.
Først når dette er på plads, kan en anden kandidat tilbydes jobbet.
Kontakt altid HR for vejledning og bistand, hvis I modtager en ansøgning fra en kandidat, der påberåber sig fortrinsret.
Veteraner
Veteraner med enten fysisk eller psykisk handicap kan ligeledes påberåbe sig fortrinsadgang. Endvidere er der en jobordning for veteraner - læs mere her
I mange tilfælde, jo. Men ved at tage referencer får lederen mulighed for at trykprøve ansættelsesudvalgets første fornemmelser gennem dialog med bl.a. ledere og samarbejdspartnere, der allerede kender kandidaten i en arbejdsmæssig sammenhæng.
Referencen giver ikke alene mulighed for at afprøve kandidatens præsentation af sig selv. Den kan også give et nuanceret billede af ansøgerens personlige og faglige kompetencer. Brugt rigtigt kan det styrke onboardingen af den nye kollega. Ved at kende lidt mere til kandidaten, kan introduktionen i højere grad tilrettelægges, så den nye kollegas kompetencer bliver bragt positivt i spil helt fra start.
Udover fordelene ved at tage referencer, er der også en række opmærksomhedspunkter, man som leder skal have for øje. Indhentning af referencer er omfattet af forvaltningslovens regler. Derudover stiller indhentning af referencer høje krav til etik og ordentlighed. Endelig er det selvsagt vigtigt, at lederen får stillet de rigtige spørgsmål.
I guiden HR du tjek på referencen, finder I de vigtigste regler og anbefalinger samt idéer til spørgsmål, I kan stille referencegiver.
Skabelon til notater findes her.
Når I får et ledigt job, kan det være fristende at genbruge det jobopslag I brugte sidst, I skulle finde en ny kollega. I stedet er det en god ide at starte med at lave en jobanalyse, som kan gøre jer skarpe på, hvad I har brug for netop nu.
Er stillingen ledig fordi en kollega er rejst, bliver jobanalysen anledningen til at afsøge, hvorvidt arbejdspladsen, jobbet, opgaverne og kravene har ændret sig, og hvor der eventuelt er brug for at udvikle nyt.
Et ledigt job kan være en god anledning til omorganisere opgaverne, prioritere dem på en ny måde eller måske at tone opgaveløsningen i en anden retning.
Er der tale om et nyoprettet job, vil analysen tilsvarende hjælpe jer med at indkredse, hvad I har brug for med netop denne stilling. I kan blive mere bevidste om, hvad den nye kollega skal tilføre, og hvordan I får skabt et godt afsæt for et udviklende samarbejde, der bringer jer godt på vej derhen.
I kan finde inspiration til den konkrete jobanalyse her.
Hent skabelonen som word-dokument
Overskrift – et eller få ord der fortæller, hvad I søger
F.eks.: Erfaren socialrådgiver (vi ønsker os ikke en nyuddannet)
F.eks.: ”Kan du fylde hullet?” (et mere kækt idéoplæg til et job i tandplejen)
Indledningen – en introduktion af det I vil lykkes med
Indledningen har ikke en selvstændig overskrift. I indledningen er det vigtigt at få beskrevet f.eks.:
- det I vil lykkes med – jeres ledestjerne i opgaveløsningen
- det særlige der kendetegner jeres arbejdsområde lige nu og/eller hvis I står over for ganske særlige indsatser i nær fremtid
- det I særligt lægger vægt på i jeres opgaveløsning og på jeres arbejdsplads
Tip: Jeres bærende politikker, strategier, målsætninger, kommunens vision eller lignende kan ofte give jer inspiration til indledningen.
Dine kompetencer – modtageren er interesseret endnu
Her kan I lave en generel kompetenceprofil, dvs. en kort sammenhængende beskrivelse af det, I ønsker jer, og hvordan kandidatens kompetencer er tænkt ind i jeres opgaveløsning.
Nogle jobs er meget specialiserede, andre kræver generalistkompetencer. Læseren skal danne sig et indtryk af dette ud fra beskrivelsen.
Den generelle kompetenceprofil suppleres med en specifik kompetenceprofil, hvor I oplister f.eks.:
- Særlige uddannelseskrav
- bestemte krav til erfaring
- bestemte faglige kompetencer (f.eks. krav til formidlingsevner, systemkendskab m.v.)
- særlige personlige kompetencer (f.eks. robusthed, relationskompetencer m.v.)
- krav til område- og organisatorisk kendskab
Vi tilbyder – job og arbejdsplads set i helikopterperspektiv
Her kan I kort i sammenhængende tekst og/eller punktform gengive det attraktive i jobbet og på arbejdspladsen. Vær positiv - men også realistisk.
Yderligere oplysninger – ”det med småt”
Yderligere oplysninger gengiver en række praktiske og faktuelle forhold omkring jobbet og ansættelsesprocessen. De første bullits indgår altid f.eks.:
- Navn, stilling og telefonnummer til en tilgængelig kontaktperson, der kan svare på afklarende spørgsmål
- Løn- og ansættelsesforhold (det betyder i reglen, at ”Lønindplacering sker efter gældende overenskomst og aftale med den forhandlingsberettigede organisation”). Ved lederstillinger oplyses ofte også et forventet lønniveau
- Arbejdsstedets geografiske placering – hvis det ikke tidligere er omtalt
- Ansøgningsfrist – evt. suppleret med hvordan der søges
- Dato for samtale(r)
Ved nogle jobs vil det være oplagt f.eks. at stille en opgave i forbindelse med rekrutteringen, at gennemføre test eller kræve, at kandidaten har kørekort eller noget fjerde. I alle tilfælde oplyses der om dette i jobopslaget.
Andre gode råd om jobannoncer
En jobannonce skal som nævnt sælge jobbet, men den må ikke oversælge jobbet. Undlad at skrive noget I ikke mener, tilbyder eller praktiserer på arbejdspladsen - f.eks. at I har fleksible mødetider, hvis det faktisk ikke er muligt for jer at tilbyde dette, eller hvis kulturen ikke er til denne fleksibilitet.
Skriv mundret, fokusér på modtageren og brug stavekontrol. Det betyder faktisk noget for indtrykket af både job og arbejdsplads.
Brug tid på at tale om job- og kompetenceprofil, inden I skriver opslaget. Et ledigt job kan eventuelt være en god anledning til at rykke rundt med opgaverne i afdelingen. I kan også have brug for en helt ny profil hos jer, fordi forventningerne til opgaveløsningen og arbejdspladsen har udviklet sig.
Den gode jobsamtale
Jobsamtalerne er i reglen jeres første fysiske møde med nogle af de kandidater, der har valgt at byde ind på jeres ledige job. Jobsamtalerne er derfor vigtige både for de inviterede ansøgere og for jer der sidder over for en mulig ny kollega.
For at give både jer og kandidaterne en god oplevelse er det vigtigt, at I har forberedt jer på forhånd og aftalt, hvordan samtalerne skal forløbe. I Guide til den gode jobsamtale finder I en række anbefalinger og tip til at skabe gode og professionelle rammer om både jeres jobsamtaler og den formelle ansættelsesproces.
I finder guiden her
Opslag af ledige stillinger
Som altovervejende hovedregel skal alle ledige stillinger i kommunen besættes efter offentligt opslag, da vi som offentlig ansættelsesmyndighed er forpligtet til at søge stillingen besat med den ansøger, der efter en samlet vurdering, må anses for bedst kvalificeret. I den forbindelse kan offentligt opslag sikre, at rette kandidater i den brede offentlighed, får kendskab til ledige stillinger i kommunen.
Hvad er et offentligt opslag?
Offentligt opslag betyder, at stillingsopslaget skal være offentligt tilgængeligt, hvor der bedst muligt, i det konkrete tilfælde, tiltrækkes en bred kreds af ansøgere. Ledige stillinger skal således som minimum opslås på Jammerbugt Kommunes hjemmeside og på Jobnet. Dette sker automatisk, når job bliver slået op via Signatur. Den enkelte leder kan endvidere vælge at annoncere i f.eks. fagblad, aviser, LinkedIn, Facebook eller andet.
Undtagelser for offentligt opslag - se eksempler nedenfor.
Omplacering af allerede ansatte
Kommunen kan benytte sin ledelsesret til at foretage omplacering af allerede ansatte. En ledig stilling i kommunen kan således godt besættes med en allerede ansat medarbejder uden offentligt stillingsopslag, hvis kommunen, i kraft af sin ledelsesret, flytter en medarbejder til en anden lignende stilling. Omplaceringen kan kun ske til en stilling indenfor eget ansættelsesområde, på samme overenskomst, grundlønsindplacering og timetal.
En sådan omplacering kan ske efter indhentelse af interesse tilkendegivelser blandt medarbejderne. Herved sikres match mellem ønsker og behov hos medarbejder og arbejdsgiver i de tilfælde, hvor det er muligt.
Det er ligeledes muligt at omplacere overtallige medarbejdere i kraft af ledelsesretten, f.eks. i forbindelse med reduktioner som følge af budgettilpasninger. Ved budgettilpasninger har kommunen en egentlig pligt til at afsøge omplaceringsmuligheder forud for en påtænkt afsked/opsigelse samt i høringsperioden. Omplaceringsmuligheden skal afsøges indenfor eget ansættelsesområde til en stilling på samme overenskomst, grundlønsindplacering og timetal. Der skal endvidere ske en vurdering af stillingsindhold sammenholdt med medarbejderens kompetencer, herunder om medarbejderen hurtigt kan tilegne sig de nødvendige kompetencer.
Egentlige avancementer kan ikke gennemføres uden offentligt stillingsopslag.
Vær endvidere opmærksom på deltidsansatte - Aftale om deltidsansattes adgang til højere timetal - at der altid skal undersøges, om der er deltidsansatte der ønsker fuldtidsansættelse - først herefter ved man hvilken stilling der er ledig.
Tidsbegrænsede ansættelser
Offentligt opslag kan undlades ved tidsbegrænsede ansættelser op til 1 år., f.eks. ferieafløsning hen over hovedferien, vikariater eller anden kortvarig beskæftigelse.
Forlængelse af tidsbegrænset ansatte
En tidsbegrænset ansættelse kan være indgået for en bestemt periode eller være opgavebestemt, dvs. at medarbejderen fratræder uden yderligere varsel, når perioden udløber eller opgaven er løst.
Forlængelse af en tidsbegrænset ansættelse kan kun ske, hvis det er objektivt begrundet i uforudsete forhold, f.eks. sygdom, orlov eller færdiggørelse af en nærmere defineret opgave. Det beror på en konkret vurdering, hvorvidt der er tale om objektive forhold, ligesom det beror på en konkret vurdering, hvorvidt en tidsbegrænset ansættelse kan forlænges uden offentligt opslag. Kontakt derfor altid HR.
Hvis en tidsbegrænset stilling bliver ændret til en fast stilling, skal stillingen besættes efter reglerne om offentligt opslag. En tidsbegrænset ansat skal således søge stillingen, via det offentlige opslag, på lige fod med øvrige ansøgere.
Uopfordrede ansøgninger
Alle faste stillinger skal opslås på Jammerbugt Kommunes hjemmeside eller Jobnet, hvorfor det ikke er muligt at gøre brug af uopfordrede ansøgninger til disse. Den enkelte forvaltning/afdeling er ansvarlig for, at de der søger uopfordret, bliver oplyst herom.
Åbne stillingsopslag - løbende opslag uden ansøgningsfrist
Åbne stillingsopslag kan anvendes på områder med rekrutteringsvanskeligheder, hvilket p.t. er aktuelt med sundhedsfaglige stillinger. Det skal fremgå af opslaget, at ansættelsessamtaler afholdes løbende.
Der skal fortsat nedsættes et ansættelsesudvalg, afholdes samtaler m.v., jf. gældende regler.
Ved åbne stillingsopslag skal der være stillinger nok til, at alle kvalificerede ansøgere kan ansættes. Afslag kan således aldrig være begrundet i, ”at stillingen er besat med en mere kvalificeret ansøger”.
I Signatur Rekrutteringssystem kan man:
- Oprette stillingsannoncer
- Modtage ansøgninger
- Med få klik håndtere den skriftlige korrespondance med ansøgere
- Give ansættelsesudvalget et godt overblik over ansøgninger i sorterings- og vurderingsprocessen
Rekrutteringssystemet er enkelt at bruge. Der er overordnet set to arbejdsprocesser i systemet:
- Opret ny rekrutteringssag
- Behandling af ansøgere
Hvem er brugerne?
Brugerne vil typisk være den medarbejder, der varetager de administrative opgaver i forbindelse med rekrutteringsprocessen, og de personer der udgør det aktuelle ansættelsesudvalg.
Hvis en medarbejder skal være en del af et ansættelsesudvalg i en aktuel rekruttering, og personen ikke allerede er oprettet som intern bruger, skal du sende navn, mail og mobilnummer til Kirsten Windfeld Christensen (kwa@jammerbugt.dk) eller Sanne Ruberg Mailund (srm@jammerbugt.dk).
Når man har modtaget brugernavn og kodeord kan man anvende systemet.
Systemet er sat op på en måde, så det kun er det aktuelle ansættelsesudvalg, der har adgang til den enkelte rekrutteringssag. Således er der sikret diskretion for ansøgerne.
Diverse vejledninger
- Vejledning til Signaturs Rekrutteringssystem
- Vejledning til Indkaldelseskalender
- Opret jobannonce - video
- Behandling af ansøgerliste - video
- Den fulde vejledning
- Vejledning download af ansøgning m.v.
Har du spørgsmål kan du kontakte enten
Sanne Ruberg Mailund på 7257 7162 eller
Kirsten Windfeld Christensen på 7257 7553
Ansvarlig for siden Sanne Ruberg Mailund
Kære leder
Kom godt i gang med en god velkomst, et godt introduktionsforløb og en løbende opfølgning.
Når du skal ansætte en ny medarbejder, kan du hjælpe den nye medarbejder godt i gang med en positiv kontakt inden opstart, IT/adgange på plads, en god velkomst, et godt introduktionsforløb og en løbende opfølgning i de første måneder af ansættelsen.
Du kan også overveje, om det er muligt og gavnligt at give den nye kollega en mentor eller særlig makker i opstartsfasen.
Det er vigtigt, at introduktionen forankres solidt på arbejdspladsen og gennem den daglige opgaveløsning – en tæt kontakt med den nye kollega er et vigtigt skridt på vejen.
Som ny kollega har man både brug for at kende en række konkrete og praktiske forhold omkring arbejdspladsen og for gradvist at opbygge en god forståelse for organisationen og løsningen af kerneopgaven.
I oversigten herunder finder du forhold, nyansatte har brug for at vide for at komme godt fra start og blive gode kolleger i Jammerbugt Kommune.
”Kom godt i gang” handler primært om konkrete og praktiske forhold, alle nye har brug for.
Emnerne under ”Den gode opgaveløsning” handler derimod om at opbygge en god forståelse for kerneopgaven og organisationen.
Kom godt i gang og Den gode opgaveløsning
Samlet PDF - "Kom godt i gang" og "Tag godt imod"
Ansvarlig for siden
HR