Sygdom
Oplysning om håndtering af sygefravær
Det er bedst når alle er her
Delpolitik om sygefravær er udgangspunktet for håndtering af sygefravær i Jammerbugt Kommune.
Politikken sætter retningslinjer for at forebygge sygefravær samt for indsatsen for at fastholde sygemeldte medarbejdere i job.
En professionel håndtering af sygefravær er afgørende både for den sygemeldte medarbejder og for arbejdspladsen som helhed. Håndteringen omfatter en hurtig og understøttende dialog.
Politikken bygger på en 1-5-15 model. Værdimæssigt er modellen baseret på, at lederens understøttende dialog og opfølgning ved sygefravær medvirker til at forebygge og reducere fraværet samt at fastholde medarbejderen i job.
1-5-15 betyder, at leder og medarbejder er i direkte dialog med hinanden på 1., 5. og 15. fraværsdag. Efter 15 fraværsdage bliver medarbejderen endvidere indkaldt til en omsorgssamtale.
1-5-15 er en minimumsmodel, lederen kan altid kontakte medarbejderen tidligere eller hyppigere, hvis der er behov for det.
Medarbejdere bliver endvidere indkaldt til en omsorgssamtale ved fem enkeltstående sygemeldinger i en periode på seks måneder.
HUSK - HR står altid til rådighed for råd og vejledning og skal altid involveres når fraværet overstiger 30 dage.
Delpolitikken om sygefravær er udgangspunktet for håndtering af sygefravær i Jammerbugt Kommune.
Politikken sætter retningslinjer for at forebygge sygefravær samt for indsatsen for at fastholde sygemeldte medarbejdere i job
Sygefraværstidslinjen- Vejledning god håndtering af sygefravær giver overblik over et sygdomsforløb og er et hjælpeværktøj til at sikre den gode håndtering.
Leder skal sikre, at fraværet bliver indberettet enten via Vagtplan, TRIO eller via Rollebaseret Indgang.
Det er således vigtigt, at der er en klar aftale om, hvem der indberetter 1. fraværsdag, og hvem der indberetter, når medarbejderen er raskmeldt/sidste fraværsdag.
Det er meget vigtigt,
- at indberetningen sker allerede 1. fraværsdag, for at sikre ret til refusion hvis fraværet bliver over 30 dage
Fraværskoder
Delvis syg
Sygdom, som opstår i løbet af arbejdsdagen.
Delvis syg må ikke anvendes over flere dage eller i et forløb med længerevarende sygdom. Her skal typen sygdom eller nedsat tjeneste anvendes.
Syg
Sygdom, hele arbejdsdage – evt. i forlængelse af Delvis syg fra dagen før.
Kan anvendes på enkelte dage eller et forløb på flere dage.
Hvis slutdato ikke er kendt, kan der i ”Rolle” indberettes slutdato 31.12.9999.
Nedsat tjeneste
Når der er aftalt nedsat tjenesten i en periode pga. sygdom evt. aftalt en genoptrapningsplan.
Fraværet kan indberettes på enkelt dage eller i et forløb på flere dage.
Kontakt HR i forbindelse med indberetning af nedsat tjeneste, så det sikres, at refusionssagen starter og forløber korrekt.
Hvis der ved langtidssygdom er aftalt en genoptrapningsplan, skal den journaliseres i personalemappen. Det vil samtidig være en stor hjælp i forhold til at sikre korrekt indberetning i forhold til refusioner.
Frihed under sygdom
Når der afvikles ferie, 6. ferieuge, omsorgs- eller seniordage midt i et sygdomsforløb.
- Ferie - indberettes som Ferie godkendt under sygdom. Dog ikke i vagtplan, hvor der indberettes Ferie.
- 6. ferieuge - indberettes som 6. ferieuge godkendt under sygdom. Dog ikke i vagtplan, hvor der indberettes 6. ferieuge
- Omsorgsdage - indberettes som omsorgsdage.
- Seniordage – indberettes som seniordage.
Vær opmærksom på, at frihed under sygdom over 30 dage skal godkendes af sygedagpengekontoret/jobcenter – det er ikke nok det er aftalt med leder.
Raskmelding
Denne type af indberetning findes ikke.
Det er derfor yderst vigtigt, at der systemmæssigt bliver fulgt op i forhold til indberetning af sygdom og nedsat tjeneste.
Udgangspunktet er, at hvis der ikke er indberettet fravær i 14 dage, bliver refusionssagen lukket – dog ikke hvis der er indberettet 31.12.9999 i slutdato.
Bliver en refusionssag lukket ”for tidligt”, er det meget vanskeligt/nærmest umuligt, at få den genoptaget. Dog kan den sygemeldt forhindre en lukning, da denne skal bekræfte arbejdsgivers oplysninger via et link fra sygedagpengekontoret. Alligevel sker det, at sager bliver lukket ”for tidligt”.
Når en sag er lukket, bliver der ikke udbetalt refusion for evt. resterende del af et sygdomsforløb.
Det kan endvidere få konsekvenser for den sygemeldte, hvis denne evt. følger nogle forløb via jobcenteret.
Ansvarlig for siden
Susanne Schrøder Hansen - februar 2025
Som et led i delpolitikken om sygefravær skal lederen indkalde til omsorgssamtale senest når:
- en medarbejder har været fraværende i mere end 15 dage
- en medarbejder har haft 5 enkeltstående fraværsperioder indenfor 6 måneder.
Formålet med omsorgssamtalen er, at leder og medarbejder i fællesskab skal søge at finde løsninger, der kan hjælpe medarbejderen hurtigst muligt tilbage til arbejdet. Det er vigtigt at omsorgssamtalen både styrker medarbejderens motivation og skaber overblik over, hvordan de næste skridt i processen skal være. Ved langtidssygefravær, kan der være behov for at afholde flere omsorgssamtaler.
Indkaldelse og referatet
Det er leder der indkalder til omsorgssamtale og udarbejder referat fra samtalen som efterfølgende bliver sendt til medarbejderens E-Boks.
Er medarbejderen ikke i stand til at møde til en omsorgssamtale, er det vigtigt, at der foregår en anden form for kontakt mellem lederen og medarbejder.
Forberedelse af samtale
Det er vigtigt at både leder og medarbejder forbereder sig forud for samtalen.
Leder skal være helt klar på dagsordenen og være bevidst om kommunikationsformen, kropssprog, målet for samtalen m.v.
God kommunikation er afgørende hele vejen gennem forløbet. Samtalerne skal opleves som understøttende og motiverende og skal medvirke til at leder og medarbejder i fællesskab finder løsninger.
Bistand
Medarbejderen har ret til at tage en bisidder med til omsorgssamtalen, ligesom lederen kan lade sig bistå af HR.
Fastholdelseskonsulenterne fra Jobcenteret kan inddrages efter en individuel vurdering.
Nedenstående skabeloner kan tilgås via personalemappen, hvilket klart anbefales.
Invitation til omsorgssamtale
Fravær - 5 perioder indenfor en periode på 6 måneder
Notat/Referat fra samtalerne
Opfølgende samtale - opfølgning på tidligere afholdt omsorgssamtale - status/mulighed for fastholde medarbejderen i ansættelsen?
Jobcentrets forebyggelses- og fastholdelseskonsulent kan evt. inddrages med henblik på at hjælpe til at afdække mulige tiltag - kontakt dem gerne tidligt i forløbet eller forebyggende.
Husk at fastholdelseskonsulenterne ikke afløfter arbejdsgiverforpligtelsen - leder eller HR skal således udarbejde referat fra samtalen m.v., som skal sendes til medarbejderen.
Fastholdelseskonsulenterne i Jammerbugt Kommune kan kun indgå i samarbejdet vedr. medarbejdere der er bosiddende i Jammerbugt Kommune.
Kontaktliste på de øvrige Jobcentre i Nordjylland, som ligeledes kan inddrages i samarbejdet.
Til brug for lægelig vurdering/dokumentation, kan der udarbejdes en Mulighedserklæring eller indhentes enten en Fri- eller Varighedsattest.
Mulighedserklæring
Anvendes i de tilfælde hvor lederen, efter en dialog med medarbejderen er i tvivl om, hvilke arbejdsfunktioner medarbejderen kan varetage, eller hvilke hensyn der skal tages til medarbejderens helbred, for at medarbejderen kan vende tilbage i arbejdet på hel- eller deltid.
Formålet med mulighedserklæringen er at afdække, hvad medarbejderen kan på trods af sin sygdom. Mulighedserklæringen giver arbejdsgiver og medarbejder mulighed for at få lægens vurdering af, hvorvidt medarbejderen fremover kan varetage relevante arbejdsfunktioner, uden at helbredet forværres. Formålet er at bidrage til, at lønmodtageren fastholdes i sit arbejde trods helbredsproblemer, evt. under skånehensyn.
- Kan anvendes på et hvilket som helst tidspunkt i sygeforløbet.
- Kan endvidere anvendes forebyggende, når en medarbejder er raskmeldt, men har et forløb med gentagne sygemeldinger bag sig.
Mulighedserklæringen kan anvendes ved:
- længerevarende sygefravær pga. stress
- længerevarende fravær pga. rygproblemer eller andre problemer relateret til bevægeapparatet
- ved længerevarende sygefravær pga. hospitalsindlæggelse og operation
- fravær i forbindelse med graviditet
- fortsat sygefravær efter tidligere Mulighedserklæring
- hyppigt sygefravær med rod i helbredsproblemer
- hyppigt sygefravær med uklar årsag
Netblanket- Blanketnr."LA 901_000 Mulighedserklæring"
Mulighedserklæringen skal udfyldes sammen med medarbejder, og medarbejderen tager den med til egen læge.
Forslag til tekst på mulighedserklæring - punkt 6 "Arbejdsgivers og medarbejders forslag til ændringer i arbejdsfunktioner"
Arbejdspladsen kan tilbyde,
- genoptagelse af arbejdet på nedsat tid
- tilpasning af opgaver efter nærmere aftale med medarbejder
- hjælpemidler efter vurdering fra terapeut
- arbejde hjemmefra
På baggrund af ovenstående ønskes lægens vurdering af,
- hvornår medarbejder kan genoptage arbejdet på nedsat tid - herunder angivelse af timer
- hvornår det forventes at medarbejder vil være fuldt raskmeldt
Friattest
Anvendes ved behov for lægelig dokumentation for, at den ansattes fravær er lovligt, dvs. at det skyldes sygdom.
Friattest kan indhentes allerede fra første sygedag.
Friattesten kan anvendes:
- når medarbejderen ikke ser sig i stand til at medvirke ved en omsorgssamtale
- når medarbejderen har meldt sig syg i opsigelsesperioden
- når medarbejderen har meldt sig syg i sin ferie - krav i forhold til erstatningsferie
- som opfølgning på en Mulighedserklæring ved længerevarende sygdom
Brev - Friattest - kan sendes til medarbejder, som tager brevet med til egen læge.
Varighedsattest
Anvendes i særlige tilfælde ved længerevarende sygdom, hvor formålet er at få en prognose for det fortsatte fravær.
Kan indhentes efter 14 dages fravær.
Der kan bedes om en varighedsattest enten fra medarbejderens læge eller evt. fra medarbejderens specialist.
Brev - Varighedsattest - kan sendes til medarbejder, som taget brevet med til egen læge.
De første 30 dage af en sygdomsperiode er betegnet som arbejdsgiverperioden – her er der ingen refusion.
Undtagelser - hvor der givers refusion fra 1. sygedag:
- Fraværet er begyndt inden 8 uger efter ansættelsen, og medarbejderen har ikke tidligere været ansat på arbejdsstedet inden for de sidste 8 uger før fraværet.
- Medarbejderen har ikke været beskæftiget 74 timer i de sidste 8 uger inden 1. sygefraværsdag.
- Medarbejderen er omfattet af en § 56-aftale og har mere end 4 timers fravær på en uge.
- Medarbejderen er ansat i fleksjob.
- Elever og studerende i praktik.
Generelt ophører refusionen, når fraværet er mindre end 4 timer pr. uge - det gælder dog ikke for medarbejdere ansat i fleksjob.
Refusion kan i visse tilfælde afhænge af, om en medarbejder opfylder beskæftigelseskravet - det er en afgørelse som syge-/dagpengekontoret træffer.
Ansvarlig for siden
Susanne Schørder Hansen - februar 2025.
- lider af en langvarig eller kronisk sygdom, der kan være årsag til en del sygefravær
- skal indlægges, gå til ambulant behandling eller have nødvendig genoptræning.
Langvarig eller kronisk sygdom
Kravene til en § 56-aftale grundet langvarig eller kronist sygdom er, at det forventes, at sygdommen vil medføre et sygefravær på mindst 10 dage inden for 1 år.
Indlæggelse, ambulant behandling eller genoptræning
Kravene til en § 56-aftale grundet indlæggelse, ambulant behandling eller genoptræning er, at det forventes, at det vil medføre et sygefravær på mindst 10 dage inden for 1 år.
Ansøgning og godkendelse af en § 56-aftale
Aftalen indgås mellem medarbejder og arbejdsgiver og skal godkendes af medarbejderens bopælskommune.
OBS - Det er lederens beslutning om det vurderes foreneligt med driften at indgå aftale om §56. Ved indgåelse af aftale om §56 acceptere indirekte at et forventeligt øget fravær er foreneligt med driften.
Leder skal sikre, at HR får §56 aftalen fremsendt, så aftalen kan blive registreret i lønsystemet, hvilket er en forudsætning for at få refusion.
§ 56-aftale
Netblanket- Blanketnr. "DP 211 - Aftale mellem arbejdsgiver og lønmodtager efter sygedagpengelovens § 56"
Ansvarlig for siden
Susanne Mortensen - December 2025