Brug af sociale medier i arbejdet
Når du bruger sociale medier i dit arbejde, skal du være opmærksom på, hvordan du håndterer personoplysninger. Her finder du en enkel guide til, hvordan du bruger de sociale medier på en måde, der lever op til GDPR og beskytter borgernes data.
Hvis man ønsker at anvende sociale medier, er der en række regler, som skal overholdes. Reglerne har til formål at begrænse databehandlingen på sociale medier samt at beskytte personoplysningerne i videst muligt omfang.
Hvis du opretter en Facebook-side, så skal du være opmærksom på kommunens generelle strategi for sociale medier. Her kan du også få hjælp til, hvordan du opretter en side.
Reglerne omfatter følgende tiltag:
Kommunen må kun bruge Facebook, Instagram, YouTube, Twitter og LinkedIn. Ønsker du andre platforme, skal de først sikkerhedsgodkendes.
Deling af billeder/video med genkendelige personer kræver særlige overvejelser og følger reglerne for personoplysninger. Læs mere på denne TRYK-side: Brug af billeder og videoer
Før du opretter en side eller gruppe
- Overvej altid, om sociale medier er den rette kanal – eller om informationen bedre deles via fx mail, hjemmeside eller nyhedsbrev.
- Du skal udarbejde en procedurebeskrivelse (se skabelon herunder) og sende den til sikkerhedsrådgiveren.
- Sociale medier må ikke bruges til intern kommunikation mellem ansatte eller samarbejdspartnere – brug Teams i stedet.
Ingen sagsbehandling på sociale medier
- Sociale medier er ikke sikre kanaler, og du må aldrig opfordre borgere til at dele personoplysninger der.
- Hvis en borger skriver noget personhenførbart, skal du:
- Slette kommentaren hurtigst muligt
- Henvise borgeren til en sikker kanal (Digital Post, telefon mv.)
Administratorroller og sikkerhed
- Der skal altid være mindst to administratorer på en side eller gruppe.
- Lederen skal sikre løbende kontrol af administratorer og adgang.
- Slå relevante sikkerhedsindstillinger til, fx:
- Ingen opslag fra besøgende
- Messenger og direkte beskeder skal være slået fra
- Henvis i stedet til kommunens officielle kontaktkanaler
Deling af opslag
- Du må gerne dele opslag fra kommunens egne sider og fra pressen.
- Deling af opslag fra borgere eller virksomheder frarådes – og kræver, at du sikrer, at de har indhentet nødvendige samtykker.
Brug kun lukkede grupper
- Hvis du opretter en gruppe, skal den være lukket og kun bruges, når ingen bedre alternativer findes.
- Også i lukkede grupper gælder: Ingen sagsbehandling og ingen deling af fortrolige oplysninger.