Brug af billeder og videoer

Et billede eller en video er en personoplysning, hvis en person kan identificeres. Det gælder fx:

• Ansigtet 
• Tatoveringer, ar eller smykker 
• Særlige kendetegn (fx en hånd med unikke træk)

En tommelfingerregel kan være: Hvis personen selv eller pårørende kan genkende vedkommende, er det en personoplysning.

Du må gerne bruge billeder og video internt - fx til dokumentation, undervisning eller faglig udvikling - uden at få samtykke, hvis: 

• Det er nødvendigt for kommunens opgaver (myndighedsudøvelse) 
• Du har en saglig grund til at tage billedet 
• Borgeren er informeret på forhånd om, hvad billedet skal bruges til 
• Billedet slettes, når det ikke længere er relevant

Eksempler på legitime formål til intern brug af billeder kan være:

• Lærervikarers brug af billeder af skoleelever som forberedelse, når de skal undervise en ny klasse for første gang
• Socialpædagogers/SOSU-personales brug af videooptagelser af borgere med handicap som et led i kompetenceudvikling/levering af en offentlig ydelse (fx ’Denne borger skal løftes op ad sin kørestol på denne måde’).

Inden du deler billeder eller video offentligt - fx på kommunens hjemmeside eller sociale medier - skal du: 

1. Vurdere, om billedet kan virke krænkende
2. Vurdere, hvilket grundlag du har for at dele det (fx om det kræver samtykke)
3. I tilfælde af, at billedet er offentliggjort, skal det fjernes, hvis den afbillede person klager over det

Sletning på sociale medier

Der skal slettes billeder og øvrige personoplysninger fra opslag på det sociale medie senest 2 måneder efter, at opslaget er lavet. Nærmeste leder er ansvarlig for at sikre, at relevante medarbejdere er instrueret heri samt at føre kontrol med, at sletningen foretages.

Samtykke påkræves:

• Ved portrætter: Et portræt er et billede, hvor en person er i tydeligt hovedfokus (et opstillet billede)
• Ved interviews, hvor der deles personoplysninger
• Ved billeder af sårbare personer (fx børn, plejehjemsbeboere, socialt udsatte, personer med kognitiv eller fysisk funktionsnedsættelse) i forbindelse med myndighedsopgaver

Læs mere om samtykke her

Eksempel: Du vil dele et opslag om en borger, der har vundet et motionsløb - og nævner navn, alder og viser billede. Her skal du have samtykke.

Kontrakt

Det anbefales, at man indgår en kontrakt ved brug af billeder i markedsføring (fx foldere, kampagner): Markedsføring er aktiviteter, hvor kommunen aktivt promoverer sine tilbud, services, arrangementer eller generelle image med henblik på at skabe opmærksomhed, engagement eller deltagelse blandt borgere og interessenter. 

Her bør personen økonomisk kompenseres, da samtykke kan trækkes tilbage. Kontrakten er til for at sikre både kommunen og borgeren.

Uden samtykke/kontrakt

I de fleste tilfælde vil det være muligt at offentliggøre billede og video uden samtykke eller kontrakt. Det er tilfældet, hvis billedet/videoen ikke er krænkende, og hvis det ikke falder inden for ovenstående kategorier.

Tjekliste, når du vil offentliggøre et billede

1. Tjek om billedet er krænkende

• Hvis ja ➡️ Du må ikke dele det.
• Hvis nej ➡️ Gå videre til næste trin.

2. Er det et portrætbillede?

• Hvis ja ➡️ Du skal have samtykke.
• Hvis nej ➡️ Gå videre til næste trin.

3. Viser billedet en sårbar person? 

• Hvis ja ➡️ Du skal have samtykke.
• Hvis nej ➡️ Gå videre til næste trin. 

4. Er billedet til markedsføring? 

• Hvis ja ➡️ Du skal have samtykke/kontrakt.
• Hvis nej ➡️ Gå videre til næste trin.

5. Hvis ingen af ovenstående gælder 

• ➡️ Du må lægge billedet op uden samtykke eller kontrakt.

Opsummeret:

• Krænkende: Del aldrig!
• Portræt, interview eller sårbar person: Samtykke
• Markedsføring: Samtykke eller kontrakt
• Alt andet: Må deles

Du skal altid informere borgere, før du tager billeder eller video. Det kan ske via:

• Breve eller opslag
• Mundtlig besked
• Invitationer til arrangementer

Ved store arrangementer, hvor du ikke kan nå alle, skal du sikre, at folk ved, der bliver taget billeder, så de har mulighed for sige nej.

Læs mere om oplysningspligt her

Internt brug: Kommunen må gerne uden samtykke lægge portrætbilleder af ansatte i interne systemer som TRYK.

Offentlig brug: Hvis det er nødvendigt for jobbet (fx fordi medarbejderen skal kunne kontaktes af borgere), kan kommunen via ansættelseskontrakten kræve, at portrætbilleder og arbejdsoplysninger offentliggøres.

Offentlige embeder: Nogle stillinger (fx databeskyttelsesrådgiver, leder, kommunalbestyrelsesmedlem) kræver, at man er synlig for borgerne. Her må kommunen offentliggøre oplysninger – men den ansatte skal have mulighed for at godkende indholdet.

Markedsføring: Hvis billeder eller video bruges i fx foldere eller rekrutteringsvideoer, skal nærmeste leder sikre følgende:

• Indhente samtykke hos den/de ansatte
• Sikre, at deltagelse er frivillig – fx ved at sende en bred mail til en afdeling i stedet for at spørge enkeltpersoner direkte. Det handler om at undgå, at nogen føler sig presset til at sige ja.