Journalisering i SBSYS

Der er flere gode grunde til, at vi journaliserer vores sagsrelaterede dokumenter og filer. Først og fremmest stiller lovgivningen klare krav til journalisering. Derudover bidrager god journalisering til, at du og dine kollegaer effektivt kan dele dokumenter med hinanden og sikre et godt tværgående samarbejde. Til sidst sikrer journalisering gennemsigtighed i vores arbejdsprocesser.

Alle medarbejdere som udfører administrativt arbejde, ledelsesopgaver eller udarbejder dokumentation, skal journalisere i SBSYS.

Der kan i virkeligheden være en del forskellige dokumenter og informationer, du arbejder med, som er journaliseringspligtige og bør journaliseres i SBSYS. Journaliseringspligtige dokumenter kan omfatte mange ting, men herunder får du nogle eksempler på nogle af de hyppige:

• Afgørelser
• Notater
• Rapporter
• Kontrakter
• Bekendtgørelser
• Budgetter
• Dagsordener og referater

Generelt kan det siges, at du skal journalisere:

• Alle dokumenter, der har betydning for en sag
• Alle dokumenter med personfølsomt indhold
• Alle arkivpligtige dokumenter

Når du bruger SBSYS, kan dét at arbejde med kladder være et brugbart værktøj. Du kan nemlig tilføje information til og redigere i dine kladder løbende under sagsbehandlingen.

Når du er færdig med at udarbejde en kladde, skal den konverteres til et dokument, som skal journaliseres. Et dokument er som udgangspunkt altid fastlåst i SBSYS, og du kan derfor ikke redigere dem, når først de er journaliseret.

Herunder finder du en kort introduktion til kladder og dokumenter i SBSYS samt vejledninger i, hvordan du opretter kladder og journaliserer dem som dokumenter.

Ved at trykke på knapperne herunder får du vejledninger i, hvordan du journaliserer andre hyppige dokumenter i SBSYS.

Oplever du i SBSYS, at kladder forsvinder (får version 0) eller har du prøvet at miste indhold i en kladde – så læs her. 

Eftersom de nye moduler i SBSYS er web-baseret er vi afhængig af stabilt netværk. Det er vigtigt, at du løbende gemmer den kladde som du arbejder med. Hvis du bevæger dig fra A til B kan du opleve temporær netværksfejl - det kan resultere i at du taber din forbindelse til netværket og dermed mister dit arbejde, fordi du ikke kan gemme dit dokument fordi forbindelsen er tabt.

Sådan ændrer du titlen på dit dokument:

1. Benyt tilgængelighedsværktøjet ”Assist Pro”
2. Vælg ”Dokumenttitel”
3. Vælg ”Tilføj titel” og skriv (udskift) titlen på dit dokument.
4. Nu kan du gemme dit dokument, og når bilaget bliver genereret som pdf, så vil det have den titel, som du har tilføjet i ”Dokumenttitel”.

Hvis du har brug for yderligere information om journalisering i SBSYS, kan du tilgå SBSYS' hjælpeportal, hvor du kan finde flere uddybende vejledninger.