Scanningsværktøjet Adoxa

Adoxa er et digitalt scanningsværktøj, som understøtter hver enkelt medarbejders GDPR-compliance. Du kan se Adoxa som en assistent, der hjælper dig med at rydde op i mails og filer, som du ikke må have liggende på din computer længere.

Hver nat scanner Adoxa alle medarbejderes data på Exchange-serveren, dvs. alle data i i mailsystemet Outlook, for data i strid med en række forskellige regler.

Hvis Adoxa finder noget i scanningen, som er i strid med reglerne, bliver det markeret som en observation, som brugeren skal håndtere. Det kan fx være at Adoxa har fundet en e-mail med en vedhæftet fil, som indeholder et CPR-nummer, hvilket ikke er tilladt at opbevare i mailsystemet.

En gang om måneden sender Adoxa en mail til brugeren, hvis der er fundet nye observationer siden sidst. Herefter er det brugerens opgave at håndtere observationerne.

I Jammerbugt Kommune har vi regler for, hvordan vi skal opbevare og behandle data korrekt. Nogle data har vi pligt til at gemme i et fagsystem, mens andre data ikke er nødvendige at gemme. Dette afhænger af deres dataklassifikation.

Nogle data har vi også pligt til at slette fra midlertidige opbevaringsplaceringer som f.eks. et mailprogram eller fildrev. Eksempelvis må følsomme og fortrolige oplysninger maksimalt opbevares 30 dage på midlertidige placeringer, hvorefter de skal slettes eller eventuelt journaliseres i et fagsystem.

I en travl hverdag kan det dog være svært at huske at få slettet og eventuelt journaliseret alle de oplysninger, som man behandler. Derfor bruger vi Adoxa til at hjælpe os med at scanne datakilderne for at finde data, som ikke overholder retningslinjerne.

Du finder de gældende retningslinjer for dataklassifikation og -opbevaring på siden Politik og Retningslinjer inden for GDPR.