RoboRef

Det er vigtigt at vælge en passende mødetype, når man bruger RoboRef, fordi mødetypen påvirker, hvordan værktøjet kan opfange, organisere og strukturere informationen. En veldefineret mødetype (f.eks. statusmøde, projektmøde eller strategimøde) gør det lettere for RoboRef at forstå konteksten og prioritere vigtige punkter som beslutninger, opgaver og opfølgninger.

Test mikrofoner og udstyr for at sikre, at RoboRef kan opfange, hvad der bliver sagt. RoboRef afhænger af klart og tydeligt lydinput for at kunne transskribere og analysere samtaler korrekt. Mikrofonen skal derfor altid placeres strategisk, så den opfanger alle deltagere. Sørg for, at mødelokalet er stille og fri for forstyrrende lyde som tastaturklik, papirraslen eller anden støj, da det kan gøre det svært for RoboRef at skelne mellem tale og støj.

RoboRef fungerer bedst, når mødedeltagerne er bevidste om, hvordan
deres kommunikation påvirker værktøjets præstation. Derfor er det vigtigt at sætte nogle rammer og forventninger:

• Introduktion: Start mødet med at forklare, at RoboRef bliver brugt til at tage notater og skrive referat. Gør det klart, at værktøjet fungerer bedst, når folk taler tydeligt og i en struktureret rækkefølge.
• Udpeg en facilitator/mødeleder: En mødeleder kan styre samtalen og sikre, at dagsordenen følges. Mødeleder kan også hjælpe med at opsummere beslutninger og handlinger, hvilket hjælper RoboRef med at registrere vigtige punkter

Det er vigtigt, at der altid sikres, at alle mødedeltagere giver samtykke til at samtalen optages i RoboRef og at det anvendes til dét mål, at udarbejde et referat.

Samtykket kan gives mundtligt ved at indlede mødet med at spørge alle mødedeltagere, om det er OK, at man anvender RoboRef. Dvs. der er ikke krav om, at samtykket skal være skriftligt.

Indled mødet med en runde, hvor alle deltagere præsenterer sig med navn og eventuelt deres rolle. Dette hjælper RoboRef med at skelne mellem stemmer og gøre referatet mere præcist.

Sørg for at tale klart, tydeligt og i et moderat tempo. Undgå at tale for hurtigt eller mumle. Hold samtalen fokuseret, og undgå afbrydelser eller parallelle diskussioner, da det kan forvirre RoboRef og føre til unøjagtigheder i referatet.

Hvis en deltager mumler eller taler utydeligt, kan mødelederen med fordel bede vedkommende om at gentage udsagnet. Det forbedrer referatet og undgår misforståelser.

Ud over at undgå afbrydelser bør deltagerne sikre, at én person taler ad gangen. Hvis flere taler samtidigt, kan RoboRef miste vigtig information eller blande talernes udsagn sammen.

Når dagsordenen skifter fra ét emne til et andet, kan mødelederen tydeligt annoncere det, f.eks. ”Lad os nu gå videre til punkt 2 om budgetplanlægning.” Dette hjælper RoboRef med at strukturere referatet bedre.

Opsummér gerne de punkter der bliver berørt løbende, så RoboRef lettere kan skelne mellem emner. Opsummering af diskussioner kan ske ved hjælp af faste vendinger som ”Så for at opsummere, har vi besluttet at…” eller ”De vigtigste punkter fra denne diskussion er…” Dette skaber klarhed både for RoboRef og deltagerne.

Marker vigtige beslutninger eller aftaler med klare ord som ”beslutning,” ”handling” eller ”opfølgning.”

Det er meget vigtigt, at du altid kvalitetssikrer RoboRefs udkast til referater for fejl eller misforståelser. Det er altid dig, der har det fulde ansvar for, at oplysningerne i referatet er korrekte.

Når du har tilrettet referat, er det vigtigt, at du husker at afslutte det. Når du har gjort det, kan du ikke længere redigere i det i Roboref. Dette skyldes, at vi ikke skal opbevarer lydoptagelserne i længere tid end højst nødvendigt.

Husk at journalisere det i det fag/ESDH-system du anvender.

Hvis noget ikke fungerer optimalt, så notér det til næste gang, så RoboRef kan bruges endnu bedre.