Notatpligt i personalesager

Notatpligten er gældende ved personalesager, hvilket hjælper til at sikre en gennemsigtig og veldokumenteret proces for både medarbejder og leder. Notaterne/referaterne hjælper til at sikre, at væsentlige oplysninger ikke går tabt, og at både medarbejder og leder har et fælles grundlag for at forstå og erindre det drøftede. Det hjælper desuden til at sikre opfølgning på aftaler og til en ensartet sagsbehandling.

Leder har det overordnede ansvar for at sikre, at notatpligten overholdes, så gennemsigtighed, retssikkerhed, dokumentation af afgørelser og korrekt sagsbehandling dokumenteres, jf. offentlighedsloven og forvaltningsloven.

Hvornår skal der udfærdiges et notat/referat?

Notatpligten gælder, når der i en personalesag fremkommer oplysninger, der kan have betydning for ansættelsesforholdet, og som ikke allerede findes på skrift. Det kan f.eks. være i forbindelse med:

• Samtaler om trivsel og udvikling (MUS mv.)
• Samtaler om sygefravær (omsorgssamtaler)
• Advarsler eller andre tjenstlige samtaler
• Ændringer i arbejdsvilkår eller opgaver
• Andre beslutninger, der har betydning for medarbejderen

Hvad skal et notat/referat indeholde?

Notatet/referatet skal være kortfattet, objektivt og præcist. Det bør indeholde:

• Dato og tidspunkt for samtalen
• Samtaledeltagere
• Samtalens indhold
• Aftaler/konklusioner

Hvordan opbevares notatet/referatet?

Notatet/referatet fremsendes efter samtalen til medarbejder og journaliseres på personalesagen.

Spørgsmål?

Du kan som leder kontakte HR ved spørgsmål.
Du kan som medarbejder kontakte din leder eller HR ved spørgsmål.

 

Ansvarlig for siden
Christina Beck - februar 2025