Ansættelser

Kommunale ansættelser er som udgangspunkt varige. Ansættelserne skal ske efter stillingsopslag, ansøgning m.v.

Der kan forekomme situationer, hvor det er relevant at anvende tidsbegrænsede eller begivenhedsbestemte ansættelser. Disse er reguleret i Rammeaftale om tidsbegrænset ansættelse. Ansættelserne kan ske uden stillingsopslag, når der er tale om ansættelser i op til et år. 

1. Tidsbegrænsede ansættelser

En tidsbegrænset ansættelse er kendetegnet ved, at der er fastsat en specifik slutdato for ansættelsen allerede ved indgåelse af aftalen. Der skal være en saglig og objektiv begrundelse for at en ansættelse kan være tidsbegrænset. 

Eksempler på tidsbegrænsede ansættelser:

• • Vikardækning: Ansættelse som midlertidig erstatning for en medarbejder på f.eks. barsels-, syge- eller uddannelsesorlov. Kan ligeledes være en periode under kollegers afvikling af f.eks. hovedferie (1.5. - 30.9).
  • Projektansættelser: Ansættelse til et specifikt projekt med en klart defineret start- og slutdato. F.eks. en projektkoordinator, der skal implementere et nyt it-system.
  • Eksternt finansierede stillinger: Ansættelse i en given periode, hvor der er ekstern finansiering.

2. Begivenhedsbestemte ansættelser

En begivenhedsbestemt ansættelse ophører, når en bestemt begivenhed indtræffer, uden at der er fastsat en præcis slutdato. Der skal være en saglig og objektiv begrundelse for at en ansættelse kan være begivenhedsbestemt.

Eksempler på begivenhedsbestemte ansættelser

• • Barselsvikariater: Ansættelse som vikar for en  medarbejder på barsel. Ansættelsen ophører, når den faste medarbejder vender tilbage fra barsel.
  • Sygdomsvikariater: Ansættelse som vikar for en medarbejder med længerevarende sygdom. Ansættelsen ophører, når kollegaen vender tilbage efter endt sygefravær.
  • Stillingsvakancer: Ansættelse som vikar i periode med en specifik stillingsvakance. Ansættelsen ophører, når den specifikke stilling bliver besat.

Ved en begivenhedsbestemt ansættelse har leder pligt til at holde medarbejderen orienteret om ansættelsens forventede varighed. Hvis ansættelsen f.eks. er i et barselsvikariat, kan leder allerede, når barselsplanen er udarbejdet, meddele medarbejderen, hvornår den begivenhedsbestemte ansættelse ophører og ved stillingsvakance kan det meddeles når dato for den nye medarbejderes tiltræden er kendt. 

OBS - ved en begivenhedsbestemt ansættelse fortsætter lønudbetalingen indtil medarbejderen, bliver afgangsført.

Flere på hinanden følgende ansættelser

Gentagne tidsbegrænsede/begivenhedsbestemte ansættelsers kan alene ske, hvis der er en saglig og objektiv begrundelse.
Hvis en medarbejder ansættes flere gange i tidsbegrænset/begivenhedsbestemt stilling uden tydelig begrundelse, kan der opstå krav om fastansættelse.

Lovbekendtgørelse 2008-09-11nr. 907 om tidsbegrænset ansættelse beskriver følgende:

”Fornyelse af flere på hinanden følgende tidsbegrænsede ansættelsesforhold, kan kun ske, hvis fornyelsen er begrundet i objektive forhold, der skyldes uforudselige forfald som sygdom, graviditet, barsel, orlov og borgerligt ombud.

Uforudselige forfald vil sige, - at det ikke med rimelighed kan forventes, at arbejdsgiveren kan planlægge sig ud af de problemer, forfaldet medfører, hvilket i højere grad kan forventes af større end af mindre arbejdsgivere.”

Forlængelse i et vikariat grundet ferie, vil være en af de ting vi som arbejdsgiver skal kunne forudse og planlægge os ud af.
 

Eksempler på relevante begrundelser for flere på hinanden følgende ansættelser:

• • Fortsat midlertidigt behov: Hvis behovet for vikardækning fortsat er aktuelt, f.eks. ved en ny orlov efter den første afsluttes, et nyt sygevikariat eller lignende.
  • Forskellige projekter: Når medarbejderen arbejder på klart adskilte projekter med forskellige formål og finansieringsrammer.
  • Eksternt finansierede stillinger: Når ansættelser er afhængige af eksterne midler, der fornyes med kort varsel.

Øvrige opmærksomhedspunkter:

• Risikominimering:
  Leder skal sikre at der er en dokumenteret begrundelse for hver ny ansættelse for at undgå risiko for krav om fastansættelse.

Hvis det ikke fremgår tydeligt af indstillingen til ansættelsen, vil HR, både ved de tidsbegrænset og begivenhedsbestemte ansættelser, bede leder om oplysning om den specifikke begrundelse for ansættelsen.
HR’s mail til leder om specifik begrundelse, vil blive journaliseret under ”Interne noter ansættelse” og leders svar med begrundelser vil blive journaliseret på ”Materiale fra leder”. Dermed kan vi hjælpe hinanden med at sikre, at vi altid har den saglige og objektive begrundelse på sagen. 

• Længde og hyppighed:
  Hvis tidsbegrænsede/begivenhedsbestemte ansættelser samlet set strækker sig over flere år uden pauser eller klare begrundelser, kan der rejses spørgsmål om ansættelsens midlertidige karakter.
• Krav om ligebehandling
  Tidsbegrænsede ansatte skal have samme løn- og arbejdsvilkår som fastansatte med tilsvarende funktioner, jf. Rammeaftalen om tidsbegrænset ansættelse.

Ansvarlig for siden
Susanne Mortensen - februar 2025

Timelønnede og tilkaldevikarer bliver aflønnet pr. faktisk præsteret time. Anvendes typisk, til kortvarige eller uforudsigelige opgaver, hvor behovet ikke berettiger en fast ansættelse på månedsløn. 

1. Timelønnede 

Timelønnede medarbejdere ansættes, når der er behov for arbejdskraft med faste, men begrænsede timer i en defineret periode - maksimalt en måned.

Timelønnede får tilsendt et ansættelsesbrev hvoraf bl.a. ansættelsesperiode fremgår.

2. Tilkaldevikarer

Tilkaldevikarer bruges, når der opstår et pludseligt behov for arbejdskraft, f.eks. ved sygdomsdækning eller pludselige spidsbelastninger.

Tilkaldevikarer får fremsendt et tilkaldebevis hvor det bl.a. fremgår, at:

• ”ansættelsen” starter, når tilkaldevikaren møder ind og ophører ved arbejdstids ophør.
• at tilkaldevikaren vil blive tilbudt vagter ved pludselig opstået behov, men tilkaldevikaren er ikke garanteret vagter.
• at tilkaldevikaren ikke står til rådighed og til enhver tid, kan takke nej til tilbudte vagter.
• at effekter udleveres ved ”ansættelsens” start og afleveres ved arbejdstids ophør.

Pludseligt opstået behov kan f.eks. være sygdom, dog ikke længerevarende sygdom, planlagt feriedækning (over 14 dage) eller uddannelse/kursus deltagelse.

OBS: Tilkaldevikarer bør, modsat fastansatte, ikke have et fast skab, ikke være inkluderet i gruppemails, ikke blive inviteret til personalemøder mv., ikke tage deres arbejdstøj, nøgler m.v. med hjem – disse bør udleveres og afleveres ved hver vagt.

Hvordan kan vagter udbydes?

Vurderingen er, (Der er p.t. ingen retspraksis)

• at der kan udbydes vagter i op til en måned frem i tid
• at tilkaldevikarer kan tilbydes vagter ved f.eks. 14 dages sygefravær.

Dokumentation for at der har været tale om tilkald

En tilkaldevikar kan efter 3 måneder fremsætte krav om fastansættelse, medmindre det kan dokumenteres, at der alene har været tale om et tilkaldevikarforhold. Dokumentation kan f.eks. bestå af SMS- eller e-mailkorrespondance mellem arbejdspladsen og tilkaldevikaren, hvoraf det fremgår, at:

• tilkaldevikaren er tilkaldt ved ”pludseligt opstået behov”, f.eks. ved fravær blandt fast personale, og dermed ikke er garanteret et bestemt antal timer
• der er indgået aftale mellem tilkaldevikaren og arbejdspladsen om hver enkelt vagt
• tilkaldevikaren har afslået tilbud om vagter.

Det vil endvidere være vigtigt, at vagtplanlægger (over en periode på 3 måneder) har løbende fokus på tilkaldevikarernes vagtmønster, da det vil indikere, hvorvidt der er tale om fastlagte vagter. En tilkaldevikars vagtmønster må f.eks. ikke ligne de fastansattes vagtmønster.

KL anbefaler, at tilkaldevikaren, når der er aftalt en valgt, får fremsendt en SMS eller en mail, hvori aftalen bekræftes - at tilkaldevikaren har takket ja til en vagt XX-dato og at ”ansættelsen” ophører efter endt vagt, jf. deres tilkaldebevis. Hvis en tilkaldevikar f.eks. tilbydes vagter under en fastansat 14 dages sygefravær, så send gerne en bekræftelse på både de dage, som tilkaldevikaren takker ja, men også de dage, hvor tilkaldevikaren takker nej.

Vagter udbudt via forskellige systemløsninger

Når tilkaldevikarer kan byde ind på vagter via forskellige systemløsninger, så vil der deri ikke ligge en tilstrækkelig dokumentation, medmindre det fremgår at medarbejderen har ”Takket Nej” til vagter. Husk på samme vis at sende bekræftelser på de accepterede vagter. I kan eventuelt undersøge hos leverandørerne om systemerne kan sættes op til automatisk at sende en kvitteringsmail.

Dokumentation kan desuden bestå af f.eks. relevante stillingsopslag, som tilkaldevikaren har valgt ikke at søge, eller dokumentation for, at tilkaldevikaren har anden hovedbeskæftigelse.

Husk, hvis det er muligt, at tilbyde tilkaldevikarer vikaransættelser (muligt uden opslag ved ansættelser op til et år), og takker tilkaldevikarerne nej til dette, så gem dokumentationen herfor på personalesagen.

Ansvarlig for siden
Susanne Mortensen - februar 2025

Proceduren ved ansættelse

• Leder og medarbejderrepræsentant udarbejder en jobbeskrivelse, der er med til at sikre, at der er tale om merbeskæftigelse. Jobbeskrivelsen videregives til den lokale tillidsrepræsentant/relevant fællestillidsrepræsentant.
• Leder opretter ansøgning om medarbejder i løntilskud i VITAS - Digital ansøgning. Der skal bruges NemID-medarbejdersignatur for at logge på VITAS. NemID-medarbejdersignatur fås ved IT.
• Ansøgningen skal godkendes af tillidsrepræsentanten/relevant fællestillidsrepræsentant. Hvis der ikke er en tillidsrepræsentant/relevant fællestillidsrepræsentant, skal den godkendes af den faglige organisation.

VITAS understøtter flere måder, hvorpå man kan formidle videre til godkendelse. 

Den godkendte ansøgning videresendes automatisk til jobcentret til videre behandling. Jobcentret sender en bevilling retur til leder, som lederen skal godkende.

Ansættelsen

• Lederen skal sikre, at bevillingen, kopi af uddannelsesbevis samt evt. dokumentation for erfaring tilgår til den personalekonsulent der dækker området.
• Dagpengesats/arbejdsmarkedsydelse m.v. skal fremgå af bevillingen, da den er udgangspunktet for beregning af timetallet.
• Bemærk: Timetallet på bevillingen er ofte angivet til 37 timer pr. uge, men det præcise timetal beregnes først, når satsen bliver indberettet i lønsystemet.
• Ansættelse i løntilskud sker på overenskomstmæssige vilkår - dog med en maks. løn, som er beregnet på baggrund af dagpengesatsen/arbejdsydelsen.

Personalekonsulenten udarbejder herefter ansættelsesbrevet. 

Forlængelse af ansættelse eller ophør før den aftalte dato

Ansvarlig for siden
Susanne Mortensen - februar 2025

Ansættelsen

• sker efter alm. gældende regler
• på almindelige overenskomstmæssige vilkår
• og som udgangspunkt efter stillingsopslag, hvis der er tale om en fast ansættelse eller en ansættelse over 12 måneder. 

Være opmærksom på evt. mulighed for fastholdelsesfleksjob, som gælder for allerede ansatte.

Kontakt altid HR ved oprettelse af fleksjob.

Procedure ansættelse i fleksjob

De fleste jobcentre udarbejder en fleksjobaftale på baggrund af afholdt møde - typisk med deltagelse af leder, jobcentret og fleksjobmodtageren og i nogle situationer TR eller den faglige organisation.

På mødet aftales:

• Startdato
• Ugentligt fremmøde - dage, timer samt ugentlig effektiv arbejdstid
• Jobindhold - udgangspunktet er de opgaver der fremgår af stillingsopslaget
• Overenskomstmæssig tilknytning - Ansættelsen sker på alm. ansættelsesvilkår.
• Stillingsbetegnelse - udgangspunktet er det der fremgår af stillingsopslaget
• Løn udgangspunkt - skal forhandles med den faglige organisation
• Skånehensyn

Forud for mødet kontakter leder HR for afklaring af den overenskomstmæssige tilknytning, timeløn og pensionsprocent. 

Til afklaring af dette skal HR have modtaget den samlet PDF fra Signatur med stillingsopslag, ansøgning, cv m.v.

Lønfastsættelse

Lønfastsættelsen sker i lighed med andre ansættelser - se mere under fanen nedenfor "Lønfastsættelse".

Ansættelsesforholdets varighed

Hvad angår ansættelsesforholdets varighed, gælder de almindelige ansættelsesretlige regler. Dog kan man kun være ansat i fleksjob indtil man opnår folkepensionsalderen. 

Ansættelsesforholdet er imidlertid som udgangspunkt tidsubegrænset og skal derfor opsiges med overenskomstmæssigt varsel, hvis ansættelsen ikke ønskes videreført på ordinære vilkår. Dette er en saglig opsigelsesgrund. Det er dog også muligt at gøre ansættelsen tidsbegrænset ved aftalens indgåelse.

Se endvidere:

Ansvarlig for siden
Susanne Mortensen - februar 2025

Kommunens forpligtelse til at ansætte seniorjobbere

Kommunen har en lovbestemt forpligtelse til at tilbyde seniorjob til personer, der opfylder betingelserne for seniorjob. Seniorjobordningen er en sikkerhedsordning for personer, der har mistet deres dagpengeret, men som fortsat opfylder betingelserne for at kunne gå på efterløn.

Betingelser for seniorjob:

• Ansøgeren skal have opbrugt sin dagpengeret og være berettiget til efterløn inden for fem år.
• Ansøgning om seniorjob skal indgives til bopælskommunen senest to måneder efter dagpengerettens ophør.
• Kommunen er forpligtet til at anvise et seniorjob inden for to måneder efter ansøgningen.

Ansættelsesvilkår:

• Seniorjobbet skal tilbydes på overenskomstmæssige vilkår svarende til kommunens øvrige ansatte i en lignende stilling.
• Ansættelsen varer frem til efterlønsalderen, medmindre medarbejderen selv fratræder eller opnår anden beskæftigelse.
• Kommunen modtager refusion fra staten for udgifter til seniorjobordningen.

Placering og indhold af seniorjob:

• Jobbet skal som udgangspunkt være inden for kommunens egne institutioner og områder.
• Der er ikke krav om, at jobbet skal matche ansøgerens tidligere beskæftigelse, men det skal være et reelt arbejde med relevante arbejdsopgaver.

Opsigelse og ophør:

• Seniorjobbere kan opsiges efter almindelige ansættelsesretlige regler, dog ikke som følge af økonomiske hensyn.
• Retten til seniorjob bortfalder, hvis personen ikke længere opfylder betingelserne for efterløn, eller hvis vedkommende afslår et anvist seniorjob uden gyldig grund.

Proceduren i forbindelse med ansættelsen:

• Personen henvender sig til HR med udskrift fra a-kassen, hvor dato for dagpengerettens ophør dokumenteres. Samtidig afleveres/sendes en kortfattet ansøgning med CV.
• HR er herefter ansvarlig for at finde et passende job.
• Seniorjobbets indhold og omfang fastsættes efter samtale med ansøgeren og bl.a. under hensyn til vedkommendes kvalifikationer og interesser.

Læs evt. mere i Lov om seniorjob eller Vejledning til lov om seniorjob.

HovedMED har udarbejdet

Procedure/retningslinje vedr. ansættelse af medarbejdere jf. det sociale kapitel herunder seniorjob:

• Lederen drøfter den påtænkte ansættelse med den stedlige TR
• Lederen og medarbejderen udarbejder jobbeskrivelse, der sendes til den stedlige TR, der er med til at sikre der er tale om merbeskæftigelse
• Lønaftale underskrives af den lokale tillidsrepræsentant.

Ansvarlig for siden
Susanne Mortensen - februar 2025

Lønfastsættelsen sker ud fra gældende overenskomst og forhåndsaftale (for de områder hvor der findes forhåndsaftaler).

Herudover kan der indgås aftale om løn ud fra en individuel vurdering af funktioner og kvalifikationer.

Lønfastsættelsen sker efter forhandling med den forhandlingsberettigede organisation (den organisation der er underskriver på den overenskomst, som medarbejderen ansættes efter).

Nogle organisationer har uddelegeret forhandlingskompetencen til en lokal tillidsrepræsentant – andre har ikke.

Ansvarlig for siden
Susanne Mortensen - februar 2025

Når en medarbejder er tilbudt ansættelse, skal leder sikre, at de straks bliver oprettet i lønsystemet.
Ansættelsesbrevet skal være den ansatte i hænde ved stillingens tiltrædelse og senest en måned efter ansættelsesaftalens indgåelse, dvs. fra ansøger takker ja til tilbuddet om ansættelse. 

Udgangspunktet er, at oprettelser sker via Rollebaseret Indgang/ELA, hvis andet ikke er aftalt. 

Oprettelse Rollebaseret Indgang/ELA

Leder skal sikre, at

• medarbejderen bliver oprettet via Rollebaseret Indgang/ELA.
• der bliver genereret en samlet PDF fra Signatur med stillingsopslag, ansøgning, cv, uddannelsesbevis  m.v., som bliver journaliseret i medarbejderens personalemappen
• dokumentation for erfaring bliver journaliseret på personalesagen.

eller

• at den samlede PDF fra signatur m.v. bliver sendt til den personalekonsulent, der dækker området – alt efter hvad der er aftalt med personalekonsulenten.

Oprettelse uden brug af Rollebaseret Indgang/ELA

I enkelte situationer bliver medarbejdere oprettet uden brug af Rollebaseret Indgang/ELA.

Her aftales proceduren med den personalekonsulent, der dækker området.

Leder skal altid fremsende den genererede samlede PDF fra Signatur indeholdende stillingsopslag, ansøgning, cv m.v. samt evt. dokumentation for erfaring.

Mulige blanketter

Efter aftale med personalekonsulenten kan følgende blanketter anvendes

Indstilling til ansættelse/Lønaftale - PA 402_849

Indstilling til ansættelse/lønaftale - Sundhedskartellet - PA 402_849

Ovenstående blanketter kan anvendes. Når Netblanket åbner, kan du søge på blanketnummeret.

Ansvarlig for siden
Susanne Mortensen - februar 2025