Anskaffelser af IT-systemer

For at opnå maksimal udnyttelse af de IT-systemer vi har i forvejen - og for at minimere omkostningerne til integrationer og vedligeholdelse - er det vigtigt, at nye IT-indkøb passer ind i vores systemlandskab. Ikke bare ift. de systemer vi selv råder over i Jammerbugt Kommune, men også ift. de fællesoffentlige løsninger der leverer data som f.eks. registerdata (CPR, CVR m.fl.) og data om ejendomme.

Det er smartest, hvis de byggeklodser vi anvender, har samme størrelse dupper, når de skal sættes sammen. Derfor vil vi gerne hjælpe med at rådgive om både nye IT-systemer, men også ved forlængelse af kontrakter på eksisterende IT-systemer. Når vi forlænger kontrakter, har vi en mulighed for at få ”gamle” systemer til at passe endnu bedre ind i vores landskab af byggeklodser.

Som offentlig myndighed er vi desuden underlagt en streng lovgivning, når det gælder persondata. Det stiller helt specifikke krav til de IT-systemer, vi anvender. Og samtidig er vi underlagt en række krav til de selvbetjeningsløsninger og tjenester, der stilles til rådighed for borgerne. Det er bl.a. lovgivningsmæssige krav til tilgængelighed og brugervenlighed. Alt sammen noget der kan være svært at navigere i, hvis man ikke arbejder med det til daglig.

I Digitalisering & IT vil vi gerne hjælpe så tidligt som muligt i processen omkring anskaffelse af nye IT-system samt med forlængelser af kontrakter på nuværende IT-systemer. Vi har en stor viden om vores IT-landskab, sikkerhed, fællesoffentlige projekter og ikke mindst om økonomi og IT-kontrakter. Og vi brænder for at hjælpe dig, så du får købt det helt rigtige IT-system!

Alt du skal gøre, er at oprette en sag til 7-9-13, hvor du kort beskriver løsningen. Du opretter sagen ved at gå ind i vores serviceportal (Topdesk) under boksen "Forespørgsel og IT Systemændringer"

Du vil herefter blive kontaktet af it-afdelingen, der vil hjælpe dig sikkert i havn i forhold til anskaffelsen.

Er du systemejer? Så kan du læse mere om dit ansvar på de relaterede sider.

Arbejd smartere

Overvejer I i jeres afdeling, om nogle arbejdsgange kunne gøres smartere med bedre IT-systemunderstøttelse. Tænker I nogle gange, at der dog må være smartere måder at gøre tingene på?

Så kan vi hjælpe i Digitalisering & IT. Vi kommer meget gerne forbi og hjælper jer med at kortlægge processen og sammen finde frem til de gode idéer til ændringer.

Skriv til 7-9-13 og få en digitaliseringskonsulent på besøg.

Særligt vedrørende AI-løsninger

Sikkerhedsrådgiveren skal altid orienteres om overvejelserne for ibrugtagning af AI-løsninger, så det sikres, at der indgås databehandleraftaler, hvor det er nødvendigt. Sikkerhedsrådgiveren sørger desuden for at opdatere kommunens tværgående oversigt over anvendte AI-løsninger.

Hvis det planlægges, at AI-løsningen skal behandle personoplysninger, skal lederen være særligt opmærksom på følgende punkter:

Lovhjemmel: Ved brug af AI til behandling af personoplysninger skal der altid identificeres et lovhjemmelsgrundlag – typisk myndighedsudøvelse suppleret af særlovgivning – og vurderingen skal foretages af kommunens DPO før udvikling eller indkøb af nye løsninger.
Oplysningspligt: Registrerede skal eksplicit informeres om brug af AI til behandling af personoplysninger, og ved anvendelse i tidligere eller aktuelle sager skal der gives en ny oplysningsskrivelse.
De registreredes rettigheder i øvrigt: AI-løsninger skal kunne håndtere registreredes anmodninger og klager, herunder ret til indsigt og sletning.
Risikovurdering og konsekvensanalyse: Ved brug af AI til behandling af personoplysninger skal der laves risikovurdering og som udgangspunkt konsekvensanalyse – også i udviklings- og testfasen – da Datatilsynet vurderer høj risiko for de registrerede.
Uddannelse: Der er indført lovpligtige krav til uddannelse i AI-færdigheder for medarbejdere, der arbejder direkte i AI-systemer. AI-kompetencer skal tilpasses den enkeltes rolle og kan omfatte:
- Teknologisk forståelse
- Praktisk anvendelse
- Etisk og juridisk forståelse

Læs mere om kommunens retningslinjer her